【閲覧時間：約４分】
【目次】
事前準備(重要)
さて、この手帳１つでは人生を変えるような効果的な使い方はできない。少なくとも２冊の書籍の熟読が必要だ。じっくり進めて内容を自分の腹に落とさないと効果は薄い。そして時間が経つと書籍の内容を自分流の解釈に変えてしまいがちだ。それを正す意味で一部でもいいから定期的に読み返すことが必要だ。
さて、その２冊とははこれだ。
▼アマゾンへのリンクはこちら
１度は聞いたことがあるかもしれない。全世界で３０００万部、国内では２００万部を超えているらしく、今でも現役のビジネス書のベストセラーだ。人生哲学の定番としてしても読まれている。
▼アマゾンへのリンクはこちら
「人生は手帳で変わる」という題名が少し大げさと感じるかもしれないが、７つの習慣の考え方やそのエッセンスをベースに、具体的なフランクリン・プランナーという手帳の効果的な使い方、活かし方を説明している。
書籍の紹介記事はこちら↓
何度も繰り返すが、少なくともこの２冊の熟読が必要だ。
「７つの習慣」にて自分なりの人生哲学、人生目標を作り上げ、「人生は手帳で変わる」にて自分の人生哲学、人生目標を具体的な文章に落とし込み、それを実現する手帳の活用方法を学ぶ。効果的に手帳を使う場合、このステップが必ず必要なる。
手帳(フランクリン・プランナー)の活用法
「７つの週間」「手帳で人生は変わる」を熟読した前提で進める。
２冊の本を熟読した私達は、手帳を何気なく使っている人と比べて手帳を使う動機の格が違う。勇んで参ろう！
さて皆さんは、皆さんのしたい貢献(本ではコントリビューション・ステイトメント)、価値観(大切なこと)が明らかになり、目標の設定がいくつかが完了しているはずだ。
実は手帳の中にメチャクチャ分かりやすい「プランナーガイド」という２色刷で図の入った活用法が４０ページ程度にまとめらている。そこに説明と共に「価値感」の明確化や目標設定などのを文章化するフォーマットも入っている。本でのワークをやってない方は、手帳付属の「プランナーガイド」で貢献、価値観、目標設定を行おう。
これは「プランナーガイド」のほんの一部だ。
▼クリックで拡大
さて、では実際に手帳を手に取って活用法を見ていこう。
１．優先度の高い目標とその中間ステップを記入(省略可)
目標と中間ステップをこのフォームに落としていく。目標は、自分の「したい貢献」「価値観(大切なこと)」に裏付けされていること。自分の中で優先順位が高いものを上から３つくらいでいい。当然だが途中で追加、変更、削除があれば都度反映しよう。
＊会社で細かいタスクの管理に手帳を使う場合は、この工程を省略してもいい。
２．月間スケジュールページを記入
アポイントメントや会議の名前と時間、タスクや目標の名前と期限を当該の日に記載していく。
月間スケジュールページの次ページに、その月のプライベートとビジネスそれぞれに優先度の高いタスクと目標を記入する。状況により全部を埋める必要はない。自分が特に達成したいものだけでいい。
３．手帳を使う
仕事開始前に
記入した「１.優先度の高い目標とその中間ステップ」をさっと確認する。これは自分にとって根幹となる最も優先度の高い目標だ。大指針を確認するということだ。
記入した「２.月間スケジュール」の全体をさっと確認した後、今週１週間の予定を確認する。
その日のデイリーページを開き、図の①部分に月間スケジュールに書かれている会議やアポなど拘束される予定だけを矢印と共に記入する(必要があれば時間も)。
自分がやりくりできる自由な時間領域と明確に区別するため拘束される予定だけを記入する。自分のタスクや目標の実行予定を記入してもたいてい予定通りにいかない。
図の②部分に月間スケジュールの今週に記入されているタスクや目標で、今日やらなければ行けないものを記入する。更に前日ページの同タスク欄に記入した未完了のタスクを全て転記する。
記入したタスク全てにABCで優先順位を付け、図の③プライオリティ欄に記入する。アルファベットの横に数字を付けて更に細かく設定しもよい。例 A1、A2、B1、B2、B3、C1 など
アルファベットじゃなくても自分の分かりやすい記号であれば何でもよい。
仕事開始後に
会議やアポイントメント以外の自分で自由に使える時間帯を使い、タスクを優先順位に沿ってこなしていく。
タスクから離れるときは、図の④ステイタス欄に、完了：レ点、先送り：→、削除：×、委任：「委」マーク、・：進行中などを記入する。これも記号はなんでもよい。
活用実例はこんな感じだ。
目標やタスクなどが追加、変更、削除となった場合、月間スケジュール(必要であれば)とデイリースケジュールに必ず迅速に反映させる。そして昼、夕方と最低２回は手帳の月間スケジュール、デイリースケジュール(今日)を点検する。
この一連の流れを日々繰り返していくのである。
定期的に
時々、自分の根幹である「貢献」「価値観(大切なこと)」「人生目標」などに立ち返り、必要であれば追加、変更、削除を行い、月間、日々の計画へ反映する。
余裕があれば
週が始まる前に「一週間コンパス」という帳票を使って、「７つの習慣」で説明した「第７の習慣：刃を研ぐ」の項目にあった「肉体」「精神」「知性」「社会・情緒」についてその１週間で行う行動を図の①に記入する。
更に自分の会社、家庭、地域社会などでの役割とその目標を図の②に記入する。
記入した「一週間コンパス」を図の③ページファインダーに刺して、毎日朝・昼・夕と最低３回確認しながら行動し、１週間の最後に振り返りを行う。
＊ページファインダー：しおりのようなもの
▼クリックで画像拡大
ここまでがフランクリン・プランナーの基本的な活用である。
他にも痒いところに手が届くような機能がいろいろ仕込まれていたり、たくさんの応用的な使い方ができる。
例えば
月間スケジュールの先頭ページに日付と内容を記入する欄がある。デイリーページでメモしたアイデアや重要事項を後で見たい場合、この欄に日付とその名前を入れておけば、いつでもそのアイデア、重要事項を見つけることができる。
デイリーページ右側のノート欄下に、日替わりの「著名人の名言」がある。毎日日替わりの名言で士気を高めることができる。
など
以上、
基本的な活用法と一部機能を紹介したが、この他にもいろいろと便利な機能や応用的な使い方がある。また、機能アクセサリーも豊富に揃っているので、自分がほしいと思う機能を更に追加することも可能だ。
▼アマゾンへのリンクはこちら
初めての人は１日２ページのコンパクト版スターターキットがおすすめ(左：ブラック 右：バーガンディ)
さて皆さん、フランクリン・プランナーの活用方法がイメージできただろうか。書籍〜手帳運用までが一直線上にあるため、目標達成に非常に効果的なのである。
では実際にどうなのか。次の記事をご覧いただきたい。
フランクリン・プランナーの効果・レビューの記事はこちら↓
